Всероссийский научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД)
Методика расчета
штатной численности государственных архивов
на основе нормативов по труду
Москва, 2004
Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду / Составители: З.В. Бушмелева (руководитель темы), В.Е. Соболев, Л.П. Шотина, научный редактор В.Д. Сплошнов. Москва: ВНИИДАД, Росархив, 2004.
Данная методика предназначена для расчета штатной численности специалистов, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архивов разного уровня, независимо от видов хранящихся документов.
«Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» утверждена приказом Росархива от 14.01.2004 г. № 9 .
Введение
Методологической основой подготовки «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду» послужили «Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду». В них «штатную численность работников бюджетных организаций рекомендуется установить на основе межотраслевых, отраслевых и местных нормативных материалов по труду, позволяющих определить необходимую численность функциональных подразделений организации или отдельных исполнителей. Штатная численность работников бюджетной организации устанавливается по структурным подразделениям, раздельно для руководителей, специалистов и других служащих, для производственного и обслуживающего персонала (рабочих)« .
Методика расчета позволяет определить необходимую штатную численность работников: специалистов по основной деятельности, а также других специалистов, обеспечивающих эту деятельность, административно-управленческого и младшего обслуживающего персонала архива не только по функциональным подразделениям и отдельным группам работников, но и по архиву в целом, отдельным направлениям его деятельности.
Методика и формулы расчета необходимой штатной численности рекомендуются для использования в архивах разных типов, уровней подчиненности и независимо от состава документов.
Использование при расчете нормативов по труду является наиболее точным методом определения необходимой численности работников и оценки уровня производительности их труда.
Под необходимой штатной численностью работников понимается численность, позволяющая эффективно и качественно выполнять в полном объеме работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов в конкретном архиве, а также организационные и управленческие функции при условии соблюдения научно обоснованных режимов труда и отдыха и современного уровня организации труда.
Специалисты по основной деятельности - это специалисты высшей и средней квалификации, выполняющие работы, непосредственно относящиеся к главным функциям архивов: хранение и обеспечение сохранности документов, комплектование, учет и использование документов, а также занимающиеся сводным планированием и отчетностью по результатам этих направлений деятельности, организацией работы совещательных органов архива.
Исходя из специфики деятельности архивов, реставраторы, фотографы, переплетчики, операторы микрофильмирующей, копировальной и другой воспроизводящей техники могут быть условно отнесены к особой группе специалистов по основной деятельности, обслуживающих важнейшие направления деятельности архивов, - обеспечение сохранности и использование документов. Эти специалисты, как правило, имеют среднее специальное образование или специальную подготовку. Производить расчет их численности следует по формуле, используемой для расчета численности специалистов по основной деятельности.
Административно-управленческий персонал (АУП) - это категория руководителей и специалистов, осуществляющих управление архивом по функциям - общее руководство, руководство структурными подразделениями, бухгалтерский учет, кадровое и делопроизводственное обеспечение. Работники АУП обеспечивают сбор и обработку всей управленческой информации, подготавливают, принимают и реализуют управленческие решения, принимают участие в практическом решении научно-производственных задач.
Инженерно-технические работники (ИТР) - это специалисты различного профиля высшей или средней квалификации, осуществляющие техническое обслуживание имеющегося в архиве кинофотофоно-, микрофильмирующего, реставрационного, копировального оборудования, точной оптической аппаратуры, ПЭВМ и других средств вычислительной техники, а также инженерное обслуживание зданий и помещений архива.
Рабочие и младший обслуживающий персонал (МОП) - работники, не принимающие непосредственного участия в выполнении основных функций архива, но обслуживающие их. Это уборщики помещений и территорий, кладовщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие, обеспечивающие эксплуатацию инженерного оборудования зданий (отопление, водоснабжение, канализация, электроосвещение), контрольно-измерительных приборов и автоматических устройств, установленных на данном оборудовании.
Для расчета необходимой штатной численности работников государственных архивов применяются следующие виды нормативов: норма времени, норма выработки, норма управляемости, норма времени обслуживания и норма обслуживания.
Норма времени - это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.
Норма выработки - это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях .
Норма управляемости - это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.
Норма обслуживания - необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания.
Норма времени обслуживания - это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).
Расчеты с применением нормативов по труду (см. приложение) могут проводиться в различных целях: для определения или уточнения необходимой штатной численности архива в целом - как действующего, так и вновь создаваемого (проектируемого), филиала архива, конкретного подразделения (подразделений) архива; по направлениям деятельности архива; при необходимости обеспечить выполнение архивом мероприятий, предусмотренных межотраслевыми, отраслевыми и региональными программами; при фактическом или прогнозируемом существенном росте объемов комплектования и других видов работ; при изменениях структуры архива; необходимости перераспределения штатов между подразделениями архива, при вводе в эксплуатацию нового здания или реконструкции архива и т.д.
1. Методика определения необходимой штатной численности архива в целом
Расчеты необходимой численности работников архива в целом проводятся по всем видам работ, которые осуществляются или должны осуществляться (это определяется целью расчета) в архиве, - как по основным (архивным), так и по административно-управленческим, а также инженерно-техническим, хозяйственным, вспомогательным работам (если определено, что инженерно-техническое и хозяйственное обслуживание архива должно осуществляться его штатными работниками).
Делать расчеты целесообразно раздельно по категориям работников: специалисты по основной деятельности, руководители по основной деятельности, специалисты административно-управленческого персонала, инженерно-технические работники, рабочие, младший обслуживающий персонал, руководители по неосновной деятельности.
Данную работу рекомендуется проводить в следующем порядке. Сначала целесообразно рассчитать необходимое количество работников по основной деятельности. Для этого следует составить перечень всех функций по основной деятельности и всех архивных работ, которые должен выполнять архив для реализации своих задач и функций, определенных архивным и смежным законодательством (федеральным и региональным), Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации, правилами работы государственных архивов с научно-техническими и кинофотофоновидеодокументами, регламентами, другими отраслевыми нормативно-методическими документами, а также федеральными и региональными программами и планами развития архивного дела, уставом данного архива (положением об архиве).
В перечень включаются нормированные и ненормированные работы.
Затем определяются объемы каждой из работ, которые архив обязан ежегодно выполнять по каждому из направлений основной деятельности в определенный период времени (например, в ближайшие пять лет). Расчет необходимых объемов работ проводится на основе анализа состояния и результатов деятельности архива за последние годы, с обязательным учетом действующих федеральных и региональных программ и планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом - федерального и регионального (данного субъекта Российской Федерации), имеющихся у архива собственных прогнозов, программ и планов развития.
От текущего планирования деятельности архива данная работа будет отличаться тем, что обычно при планировании архивы исходят из утвержденной штатной численности, а не необходимой. Поскольку штатная численность многих архивов недостаточна, при планировании и осуществлении работ по основной деятельности архивы нередко вынуждены нарушать установленные или нормативные сроки их проведения, превышать нормы времени и выработки, работать по упрощенным технологиям (нередко с ущербом для качества) или вообще откладывать проведение отдельных видов работ на неопределенное время.
При проведении расчетов для обоснования необходимой штатной численности основного персонала государственного архива следует в основу расчетов закладывать объемы работ, в которых с максимально возможной полнотой учитываются такие факторы, как объемы и состояние сохранности фондов архива; наличие секретных, уникальных и особо ценных документов, а также кинофотофонодокументов и микроформ, требующих обособленного хранения и специального учета; необходимые мероприятия по обеспечению сохранности документов, созданию страхового фонда и фонда пользования (что требует в ряде архивов создания лабораторий или групп реставрации и микрофильмирования документов); количество и состав источников комплектования архива, объемы, состав и состояние документов (в том числе документов по личному составу), находящихся в ведомственных архивах и подлежащих передаче в государственный архив; прогнозируемые ежегодные объемы комплектования государственного архива; наличие и объем документов государственного архива, подлежащих рассекречиванию и полному описанию; интенсивность использования документов архива, прогнозируемые потребности в информации по документам архива различных категорий пользователей; уровень компьютеризации архива, его техническая оснащенность в целом; размещение архива в одном здании или на нескольких обособленных территориях; ближайшие перспективы ввода в эксплуатацию новых помещений архива, нового оборудования и т.д.
При этом следует учитывать и факторы, объективно ограничивающие объемы работ, а также рост штатной численности архива. Например, из-за отсутствия достаточных резервов площадей в архивохранилищах, а также перспектив их расширения в ближайшие годы невозможно планировать увеличение ежегодных объемов комплектования архива; нехватка специального оборудования и отсутствие средств на его приобретение не позволят увеличить объемы создания страхового фонда; реальные возможности бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации в целом сдерживают рост штатов бюджетных организаций и т.п. Главное условие результативности работы по определению необходимой штатной численности - исходить из неотложного и в то же время реального объема работ, не закладывать в расчеты весь объем работ, которые по тем или иным причинам не выполнялись в течение длительного времени.
После составления перечня и определения необходимых ежегодных объемов каждой из работ делаются расчеты трудозатрат и штатов, потребных для выполнения этих работ.
Трудозатраты рассчитываются по каждому виду работы с использованием нормативов по труду - межотраслевых, отраслевых (типовых) или местных . Конкретному архиву наиболее целесообразно использовать местные нормы, разрабатываемые на основе типовых норм, классификационного перечня работ, учетных и отчетных документов архива, а также результатов проверок выполнения норм. Типовые нормы применяются при отсутствии местных норм, межотраслевые - при определении трудозатрат на инженерно-технические работы, обслуживание техники, работы младшего обслуживающего персонала и т.д. Если в архиве действующие местные нормы рассчитаны на 41-часовую рабочую неделю, можно рекомендовать при определении трудозатрат применение повышающего коэффициента 0,025 . Например, если по нормам, установленным для 41-часовой рабочей недели, на организацию шести выставок документов необходимо затратить 162 рабочих дня продолжительностью 8 ч 12 мин каждый, то в условиях 40-часовой рабочей недели для проведения указанной работы потребуется 166 8-часовых рабочих дней (162 x 0,025 = 166,05).
Трудозатраты Т на нормирование работы и операции определяются двумя способами.
1. Через нормы времени:
где N
H вр
- норма времени на единицу работы, дн.
Например, если в течение года планируется организовать четыре выставки документов объемом до 100 экспонатов каждая при норме 27,7 рабочих дней на одну выставку (в расчете на 40-часовую рабочую неделю), то годовые трудозатраты на указанную работу составят:
T = 4 x 27,7 = 110,8 чел.дн.
2. Через нормы выработки:
T = N / H выр,
где N - объем работы (работ) в единицах измерения за год;
H выр - норма выработки в единицах измерения на одного специалиста в день.
Так, если в течение года по документам архива планируется исполнить 2600 запросов социально-правового характера по норме три запроса за рабочий день, то годовые трудозатраты составят:
T = 2600 / 3 = 866,7 чел.дн.
После расчета трудозатрат на осуществление нормированных работ определяются трудозатраты на выполнение ненормированных работ - на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива и его подразделений за предыдущие годы, в которых зафиксированы трудозатраты на проведение подобных работ, а в отдельных случаях - экспертным путем.
Далее определяется резерв рабочего времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями . Резерв также рассчитывается на основе отчетных данных, расчетных частей планов-отчетов архива за предыдущие годы, но он не может быть больше 3% от общего полезного бюджета рабочего времени по архиву .
После этого подсчитываются общие трудозатраты суммированием трудозатрат, полученных на весь комплекс работ по основной деятельности, охваченных нормами, а также трудозатрат на ненормированные работы и резерв рабочего времени для выполнения внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями.
Общие затраты Т o на все работы по основной деятельности в архиве являются основой расчета необходимой общей штатной численности специалистов по основной деятельности по формуле (1):
, (1)
где Ч ш - штатная численность (расчетная);
Т o - общие трудозатраты (полезное рабочее время) на объем работы (работ), дни или часы ; общие трудозатраты получаются суммированием трудозатрат Т на нормированные и ненормированные работы (операции), а также внеплановые задания и работы, связанные с непредвиденными ситуациями;
Ф н - нормативный фонд рабочего времени на одного работника (в данном случае - специалиста) за год, условно принимается равным 2000 ч или 250 раб. дн. ;
К н - коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством, - основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся, отпуска без сохранения содержания для ветеранов и пенсионеров и т.п.). Коэффициент определяется по формуле
Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени.
Таким образом, в данном случае и в последующих примерах
К н = 1 + 10 / 100 = 1,1.
При конкретных расчетах необходимой штатной численности работников архивов процент планируемых невыходов следует выводить на основе данных бухгалтерского учета архива, по которому проводятся расчеты, или, если применять указанный способ невозможно (например, для вновь создаваемого архива), можно воспользоваться соответствующими данными, полученными в аналогичном архиве. Методика определения регламентируемых законодательством плановых невыходов изложена в методических рекомендациях Главархива СССР по расчету полезного (эффективного) рабочего времени в архивах , при пользовании которыми следует руководствоваться изменениями в действующем Трудовом кодексе Российской Федерации.
Как показывает практика, в государственных архивах регламентированные действующим трудовым законодательством и подтвержденные данными бухгалтерского учета невыходы составляют более 10%. Например, если процент регламентированных трудовым законодательством невыходов для данного конкретного архива равен 15%, то коэффициент, учитывающий планируемые невыходы, составит
К н = 1 + 15 / 100 = 1,15.
После расчета необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности определяется необходимая штатная численность специалистов административно-управленческого персонала, инженерно-технических работников, рабочих и младшего обслуживающего персонала, а также руководителей архива и его структурных подразделений - по методике, изложенной в разд. 3-5.
Общую необходимую штатную численность архива в целом можно получить суммированием необходимой численности всех категорий работников.
Если архив имеет структурные подразделения с четким разграничением функций, указанные расчеты целесообразно делать в пределах каждого структурного подразделения (отдела, лаборатории), затем полученные по конкретным подразделениям данные о необходимой штатной численности суммируются в общий итог по архиву, к которому приплюсовываются должности руководителя архива и его заместителей.
С целью эффективного и качественного выполнения объема работ, на который будет рассчитываться численность исполнителей, целесообразно организационно-технические условия труда (организация рабочих мест, соблюдение технологии проведения работ, использование средств автоматизации и механизации труда) привести в соответствие с требованиями, заложенными в действующих правилах работы государственных архивов и в отраслевых нормативно-методических разработках.
Изложенная методика применима и для определения необходимой штатной численности вновь создаваемого (проектируемого) архива. В этом случае тоже составляется перечень предусматриваемых для проектируемого архива функций, а также работ, которые необходимо проводить архиву для реализации этих функций (как по основной, так и по неосновной деятельности).
Предположительные объемы работ определяются с учетом основных факторов, перечисленных в разд. 1, с необходимыми поправками (в зависимости от конкретной ситуации). Например, если проектируемый архив не будет сразу иметь на хранении документов, то на первое время для него предусматривается минимальный штат службы обеспечения сохранности документов.
Для расчетов используются местные, а также типовые отраслевые и межотраслевые нормативы по труду (см. приложение).
2. Расчет необходимой штатной численности
специалистов по основной деятельности
Расчеты необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности, определяемой на основе норм времени и выработки, можно проводить в различных вариантах: в целом по архиву (см. разд. 1), а также в пределах структурных подразделений архива (табл. 1), по отдельным направлениям его деятельности или группам работ (табл. 2).
Все расчеты ведутся по формуле (1).
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности структурного подразделения дан на примере отдела обеспечения сохранности документов архива, хранящего документы на бумажной основе (табл. 1).
Таблица 1
Расчет необходимой штатной численности специалистов
по основной деятельности функционального структурного подразделения архива
|
Наименование работы |
Единица измерения |
Норма времени, раб. дн. |
Норма выработки на 1 раб. дн. |
Объем работ |
Трудозатраты Т, чел. дн. |
|
|
Проверка наличия и состояния дел: |
Единица хранения |
|||||
|
Советского периода; |
||||||
|
Досоветского периода |
||||||
|
Оформление результатов проверки наличия и состояния дел |
||||||
|
Проверка наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования |
||||||
|
Оформление результатов проверки наличия микрофильмов страхового фонда и фонда пользования |
||||||
|
Подготовка дел к микрофильмированию |
||||||
|
Оформление заказов на микрофильмирование дел |
Единица хранения |
|||||
|
Подготовка дел к переплету и реставрации |
Единица хранения |
|||||
|
Прием дел после микрофильмирования, реставрации и переплета |
Единица хранения |
|||||
|
Простановка отметки о микрофильмировании |
Описательная статья в описи |
|||||
|
Проверка качества микрофильмов страхового фонда, фонда пользования |
||||||
|
Подшивка дел управленческой документации (ручным способом) |
Единица хранения |
|||||
|
Мелкий ремонт дел |
||||||
|
Выдача или прием описей после использования в читальном зале и отделах архива |
||||||
|
Выдача или прием дел после использования в читальном зале и отделах архива |
Единица хранения |
|||||
|
Проверка правильности подкладки дел после выдачи в читальный зал и отделы архива |
Единица хранения |
|||||
|
Выдача или прием микрофильмов после использования |
||||||
|
Нумерация листов в делах (объемом до 150 л.) |
||||||
|
Нумерация листов в делах с изобразительными материалами |
||||||
|
Проверка нумерации листов в делах советского периода |
||||||
|
Простановка шифров на обложках дел после переработки фондов |
Единица хранения |
|||||
|
Простановка отметок о рассекречивании |
||||||
|
Выявление особо ценных документов управленческой документации |
Заголовок документа |
|||||
|
Простановка отметки "ОЦ" на делах |
Единица хранения |
|||||
|
Прием дел на постоянное хранение в архивохранилища |
Единица хранения |
|||||
|
Простановка штампов на ярлыках для коробок |
||||||
|
Наклейка ярлыков на коробки |
||||||
|
Картонирование дел |
Единица хранения |
|||||
|
Перекартонирование дел |
Единица хранения |
|||||
|
Перемещение дел внутри архивохранилища |
||||||
|
Работа по обеспыливанию коробок и стеллажей |
Погонный метр |
|||||
|
Контроль за температурно-влажностным режимом хранения документов |
Наблюдение |
|||||
|
Ведение книги учета поступлений документов |
Поступление документов |
|||||
|
Составление листов фондов |
Лист фонда |
|||||
|
Внесение изменений в листы фондов |
Лист фонда |
|||||
|
Составление карточек фондов |
Карточка фонда |
|||||
|
Внесение данных в сведения об изменениях в составе и объеме фондов |
||||||
|
Внесение изменений в карточки фондов |
10 карточек |
|||||
|
Ведение пофондового топографического указателя |
Карточка |
|||||
|
Ведение реестров описей |
||||||
|
Ведение дел фондов |
Дело фонда |
|||||
|
Ведение паспортов архивохранилищ |
Ненормированная работа |
|||||
|
Составление паспорта архива |
Ненормированная работа |
|||||
|
Подготовка нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности документов |
Печатный лист |
|||||
|
Уточнение положения об отделе |
Положение |
Ненормированная работа |
||||
|
Разработка должностных инструкций работников отдела |
Должностная инструкция |
Ненормированная работа |
||||
|
Участие в проведении экономического анализа эффективности использования бюджета рабочего времени, выполнения норм времени и выработки |
Ненормированная работа |
|||||
|
Повышение квалификации работников отдела |
1 работник / 1 семинар |
12 работников х 12 семинаров |
||||
|
Составление плана отдела на год |
План на 12 работников |
|||||
|
Составление отчета о выполнении плана отдела за год |
Отчет на 12 работников |
|||||
|
Составление отчета о выполнении плана отдела за квартал |
||||||
|
Составление индивидуальных планов и отчетов |
План-отчет |
12 работников |
||||
|
Подготовка доклада об итогах работы отдела за год |
||||||
|
Участие в подготовке и работе научно-совещательных органов архива |
Заседание |
2 работника х 12 заседаний |
||||
|
Проведение оперативных служебных совещаний в отделе |
Совещание |
|||||
|
Консультирование по вопросам обеспечения сохранности документов |
Консультация |
|||||
|
Командировки |
Командировка |
|||||
|
Итоговые трудозатраты |
||||||
|
Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ (в объеме 3%) |
||||||
|
Общие трудозатраты Т о |
В данном примере общие трудозатраты должны быть увеличены на повышающий коэффициент 0,025, так как они были получены, главным образом, с помощью типовых норм (1988 г.), рассчитанных на 41-часовую рабочую неделю.
Таким образом, общие трудозатраты равны:
T о = 2828,9 х 0,025 = 2899,6 чел. дн.
Исходя из полученных общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов, необходимая штатная численность на выполнение запланированных отделом работ составит
Ч ш = 2899,6 / 250 х 1,1 = 12,8 = 13 специалистов.
Показатель численности возрастет, если коэффициент планируемых невыходов в конкретном подразделении (архиве) окажется выше, чем в данном примере.
Примечание. Если в данном архиве какие-либо конкретные работы по основной деятельности выполняются (или предполагается их выполнение) не только специалистами-исполнителями, но и руководителями (например, руководителями структурных подразделений), то при расчете штатной численности специалистов трудозатраты, необходимые для выполнения этих работ руководителями, вычитаются из общих трудозатрат специалистов, а необходимая штатная численность специалистов соответственно уменьшается.
Таблица 2
Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности,
необходимой для выполнения работ по комплектованию архива
управленческой документацией и документами личного происхождения,
на основе норм времени и норм выработки
|
Наименование работы |
Единица измерения |
Норма времени, раб. дн. |
Норма выработки на 1 раб. дн. |
Объем работ |
Трудозатраты Т, чел. дн. |
|
|
Составление списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Учреждение |
|||||
|
Ведение списка учреждений, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Учреждение |
|||||
|
Проверка физического и санитарно-гигиенического состояния дел с управленческой документацией, подлежащих приему на постоянное хранение в архив |
Единица хранения |
|||||
|
Прием дел с управленческой документацией на постоянное хранение в архив: |
Единица хранения |
|||||
|
Без проверки количества листов в делах; |
||||||
|
С выборочной проверкой количества листов в делах |
||||||
|
Составление списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Владелец |
|||||
|
Ведение списка лиц, документы которых подлежат приему на постоянное хранение в архив |
Владелец |
|||||
|
Установление связей с владельцами документов личного происхождения |
||||||
|
Ведение переговоров о передаче документов личного происхождения на постоянное хранение в архив |
Посещение |
|||||
|
Составление докладной записки о документах личного происхождения |
Докладная записка |
|||||
|
Временный учет документов личного происхождения |
Поступление |
|||||
|
Проведение экспертизы ценности документов личного происхождения в процессе комплектования |
Документ |
|||||
|
Составление сдаточной описи на документы личного происхождения |
Описательная статья описи |
|||||
|
Прием документов личного происхождения на постоянное хранение в архив |
Документ |
|||||
|
Оформление приема документов личного происхождения на постоянное хранение в архив |
Поступление |
|||||
|
Итоговые трудозатраты по видам работ |
||||||
|
Резерв времени на выполнение внеплановых заданий и непредвиденных работ |
||||||
|
Общие трудозатраты (Т o) |
Как и в предыдущем примере, общие трудозатраты увеличиваются на повышающий коэффициент 0,025 и составят
T о = 240,7 х 0,025 = 246,7 чел. дн.
Необходимая штатная численность на выполнение данных работ с учетом общих трудозатрат и коэффициента планируемых невыходов (1,1) составит
Ч ш = 246,7 / 250 х 1,1 = 1 специалист.
3. Методика расчета необходимой штатной численности
инженерно-технических работников
Расчеты необходимой штатной численности специалистов, обеспечивающих инженерно-техническое обслуживание зданий, помещений и различного оборудования архива, могут проводиться на основе профессиональных, межотраслевых и отраслевых норм времени, норм обслуживания, норм времени обслуживания. Для этого используют формулу (2)
, (2)
где Т о
- общие трудозатраты на объем работы (работ) за год, дни или часы;
Ф н
К н
- коэффициент, учитывающий планируемые невыходы специалистов;
К
- поправочный коэффициент (равен 1,08), учитывающий специфику труда этой категории специалистов, заключающуюся в вероятном выполнении ненормируемых и разовых работ, а также работ, связанных с непредвиденными ситуациями .
В табл. 3 дан пример расчета численности специалистов, обеспечивающих обслуживание ПЭВМ.
Таблица 3
Пример расчета численности специалистов по обслуживанию ПЭВМ
|
Вид выполняемой работы |
Единица измерения |
Объем работы |
Норма времени на единицу измерения, ч |
Трудозатраты времени на объем работ, ч |
|
|
Еженедельное обслуживание: |
|||||
|
Проверка работоспособности устройств на тестах в ускоренном режиме |
1 устройство |
||||
|
Проверка и удаление компьютерных вирусов на устройствах внешней памяти |
|||||
|
Проведение дефрагментации накопителей на жестких магнитных дисках |
1 накопитель |
||||
|
Проверка линий и устройств локальной вычислительной сети (ЛВС) с помощью автономных тестов |
|||||
|
Трудозатраты за неделю |
|||||
|
Трудозатраты за год (52 недели) |
|||||
|
Ежемесячное обслуживание: |
|||||
|
Полное тестирование всех устройств ПЭВМ с выдачей протокола, в том числе и ЛВС, выявление и исправление ошибок в распределении дискового пространства |
|||||
|
Поставка обновленных антивирусных программ и полная проверка дисковой памяти на наличие вирусов |
|||||
|
Смазка механических устройств ТС (НГМД, стриммеры, принтеры) |
1 устройство |
||||
|
Очистка от пыли внутренних объемов ПЭВМ (со снятием корпуса) |
|||||
|
Очистка экранов видеомониторов от пыли и грязи, регулировка и настройка, очистка внутренних объемов от пыли |
1 видеомонитор |
||||
|
Очистка и промывка печатающих головок матричных и струйных принтеров |
1 принтер |
||||
|
Очистка о неиспользованного тонера элементов печати лазерных принтеров, очистка и промывка оптики, своевременная заправка тонера |
1 принтер |
||||
|
Очистка от пыли и промывка считывающего элемента в сканерах, смазка механических частей |
|||||
|
Трудозатраты за месяц |
|||||
|
Трудозатраты за год (12 месяцев) |
|||||
|
Полугодовое обслуживание для ПЭВМ и периферийного оборудования: |
|||||
|
Очистка от пыли внутренних объемов блоков питания ПЭВМ, очистка и смазка вентиляторов |
|||||
|
Очистка экранов видеомониторов и LCD панели от пыли и грязи, регулировка и настройка |
1 видеомонитор |
||||
|
Трудозатраты за полугодие |
|||||
|
Трудозатраты за год |
|||||
Общие трудозатраты на обслуживание ПЭВМ составят
T о = 598,0 + 422,4 + 20,4 = 1040,8 чел. дн.
Штатная численность специалистов, занятых обслуживанием десяти ПЭВМ, таким образом, будет равна
Ч ш = 1040,8 / 2000 х 1,1 x 1,08 = 0,62 чел. = 1 специалист.
Используя нормы времени, можно аналогично рассчитать штатную численность и других специалистов этой категории.
4. Методика расчета необходимой штатной численности
административно-управленческого персонала архива
Штатная численность административно-управленческого персонала архива зависит от характера, объема и сложности выполняемых работ и должна быть лимитирована.
Ориентировочную численность указанного персонала можно устанавливать, исходя из процентного отношения к общей численности работников архива. Рекомендуется не менее 16% от общей численности .
Эта категория работников может иметь следующую структуру: от 15, но не более 20% - директор архива и его заместители; от 60, но не более 70% - начальники отделов, их заместители, экономисты, бухгалтеры, работники кадровой службы; от 15, но не более 20% - технические работники (секретарь руководителя, машинистка, делопроизводитель, кассир, секретарь-машинистка) .
Например, в архиве при общей штатной численности 150 человек АУП по норме составит 16%, т.е. 24 человека. Из них: 4 человека (16,6%) - директор и его заместители; 16 человек (66,7%) - начальники отделов и их заместители, кадровая служба, работники бухгалтерии и др.; 4 человека - технические исполнители.
Для расчета численности руководителей разного уровня целесообразно также применять нормы управляемости. Для руководителей (в том числе структурных подразделений) число непосредственно подчиненных может быть от 5 человек, но не более 10 человек .
Более точно штатная численность и состав административно-управленческого персонала могут определяться по выполняемым функциям (с учетом установленных лимитов), в том числе для расчета численности специалистов (работников кадрового, бухгалтерского, делопроизводственного обеспечения) - на основе норм времени или выработки. В целях обеспечения реализации уставных функций архива формируется его структура, в соответствии с которой определяется количество руководителей структурных подразделений, а также их заместителей. Для обоснования и оптимизации состава и численности руководителей структурных подразделений (в частности, при создании новых архивов) рекомендуется использовать «Примерные положения об отделах государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 11.07.94 № 57); «Примерные положения о структурных подразделениях федеральных архивов» (приказ Росархива от 07.05.98 № 34); «Примерное положение об архивохранилище государственного архива» (приказ Росархива от 13.02.2001 № 12).
Для работников бухгалтерии, делопроизводственных и кадровых служб расчет штатной численности можно вести на основе норм времени или норм выработки. Для этого используется формула (1):
,
где Т о
- общие трудозатраты на объем работы (работ), ч;
Ф н
- нормативный фонд рабочего времени одного специалиста за год;
К н
- коэффициент, учитывающий планируемые невыходы.
Пример расчета численности работников бухгалтерии
на выполнение операции «Учет основных средств»
за год трудозатраты на выполнение операции составили 1770 ч ;
нормативный фонд рабочего времени одного работника условно принимаем за 2000 ч в год;
К н = 1,1 .
Ч ш = 1770 / 2000 х 1,1 = 0,97 = 1 чел.
Аналогично рассчитывается необходимая численность работников бухгалтерии для выполнения других работ, операций и процедур. Суммируя полученные данные, определяют необходимую численность в целом на объем предполагаемых работ в год.
При использовании норм обслуживания определяется количество работников по функции «материально-техническое снабжение». Так, службе хозяйственного и материально-технического снабжения положен один кладовщик при стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год или один заведующий складом (заведующий хозяйством) при количестве работающих в организации до 200 человек .
5. Методика расчета необходимой штатной численности
рабочих и младшего обслуживающего персонала архива
Производить расчет необходимой численности этой категории работников целесообразно по профессиям (дезинфекторы, уборщики, гардеробщики, лифтеры, рабочие).
Необходимая штатная численность рабочих и младшего обслуживающего персонала может рассчитываться с помощью норм времени обслуживания по формуле (3):
, (3)
где Т о
- общая трудоемкость выполнения работ (за год, месяц, рабочий день) по заданной зоне обслуживания;
Н о
- норма времени обслуживания единицы работы (площадь, м 2 , количество посетителей и др.);
К н
- коэффициент планируемых невыходов.
Нормы времени обслуживания устанавливаются с учетом затрат времени на выполнение работниками основных и дополнительных функций.
Расчет необходимой численности младшего обслуживающего персонала дан на примере уборщиков помещений с учетом четырех зон обслуживания: 1) служебные помещения, 2) архивохранилища, 3) лестничные клетки и 4) санитарные узлы.
К основным функциям, выполняемым этой категорией работников, отнесены все работы по уборке помещений. К дополнительным функциям - доставка средств уборки и приспособлений в начале рабочего дня к месту работы и в конце рабочего дня в установленное для их хранения место. Время на доставку средств уборки и вспомогательных материалов учтено на расстояние до 100 м. Нормы обслуживания установлены с учетом одноразовой уборки в течение рабочего дня .
Так как на практике уборка помещений производится не ежедневно, то периодичность уборки определяется каждым архивом самостоятельно.
Таблица 4
Нормы обслуживания для уборщиков помещений
При наличии на лестничной клетке ковровых дорожек к норме времени обслуживания применяются коэффициенты :
лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей без лифта, К = 1,6 ;
лестничные клетки в здании от 2 до 5 этажей с лифтом, К = 1,7 ;
лестничные клетки в здании свыше 5 этажей с лифтом, К = 1,75 .
Пример расчета
Общая площадь помещений архива составляет 6900 м 2 , в том числе:
служебные помещения - 1602 м 2 ;
архивохранилища - 5000 м 2 ;
лестничные клетки в здании до 5 этажей с лифтом - 248 м 2 , при этом К = 1,7;
санитарные узлы - 5 узлов, их общая площадь составляет 50 м 2 .
Применяя нормы обслуживания из табл. 4, получим:
Общая трудоемкость обслуживания служебных помещений:
1602 м 2 x 0,025 ч = 40,0 чел. ч.
40,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 5,5 чел.
Общая трудоемкость обслуживания архивохранилищ
5000 м 2 x 0,016 ч = 80,0 чел. ч.
Необходимая численность уборщиков:
80,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 11,0 чел.
Общая трудоемкость по обслуживанию лестничных клеток:
248 м 2 x 0,03 ч x 1,7 = 12,65 чел. ч.
Необходимая штатная численность:
12,65 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 1,7 чел.
Общая трудоемкость обслуживания санитарных узлов:
50 м 2 x 0,04 ч = 2,0 чел. ч.
Необходимая штатная численность:
2,0 чел. ч. / 8 ч х 1,1 = 0,3 чел.
Необходимая штатная численность по четырем зонам обслуживания:
Ч ш = 5,5 + 11,0 + 1,7 + 0,3 = 18 чел.
Для расчета необходимой численности гардеробщиков, лифтеров и рабочих рекомендуется использовать нормы обслуживания. Так, на обслуживание одного гардероба до 200 мест требуется один человек в смену .
Численность лифтеров определяется по количеству лифтов и сменности их работы :
при сопровождении кабины лифта в смену на один лифт требуется один человек;
при самостоятельном пользовании лифтом в смену на один пост - один человек.
Численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом инженерного оборудования зданий . В данную группу входят следующие профессии: слесарь-сантехник, электромонтер по обслуживанию электрооборудования, электромонтер по ремонту электрооборудования, слесарь по контрольно-измерительным приборам и автоматике, слесарь по ремонту и обслуживанию вентиляционного, отопительного и кондиционерного оборудования.
Определить численность рабочих указанной группы профессий можно двумя способами.
Первый способ:
Необходимо:
Например:
количество единиц ремонтной сложности электрооборудования в архиве составляет 402 единицы ;
норма обслуживания для электромонтера составляет 500 единиц ремонтной сложности в сутки;
коэффициент планируемых невыходов равен 1,1 .
Численность равняется:
402 / 500 х 1,1 = 0,88 = 1 человек в сутки
Второй способ:
На основании табл. 5 устанавливают необходимую численность рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования, в зависимости от количества единиц ремонтной сложности оборудования и количества рабочих мест в архиве.
Таблица 5
Норматив численности рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования
Министерство образования и науки Российской Федерации
Северо-Кавказский государственный технический университет
Кафедра менеджмента
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: Управление персоналом
На тему: «Управление численностью и структурой персонала»
Выполнила: студентка 4 курса,
ФЭФ; Группы ГМУ-011,
Виноградская А.П.
Проверила: Чупрова Д.Б.
Ставрополь, 2004 г
Тема данной курсовой работы «Управление численностью и структурой персонала».
В данной работе рассмотрены такие вопросы, как понятие численности и структуры персонала, планирование численности персонала и управление численностью и структурой персонала на примере ОАО «Иней».
Курсовая работа содержит приложение.
Данная курсовая работа написана на основе 12 литературных источников и занимает объем 31 машинописных страниц.
Введение
Для всех организаций – больших и малых, коммерческих и некоммерческих, для любых предприятий управление людьми имеет важное значение. Без людей нет организации. Без нужных людей, без специалистов ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Несомненно, что управление людьми, т.е. трудовыми ресурсами является одним из важнейших аспектов теории и практики управления.
Создание производства мирового класса всегда связано с людьми, которые работают на предприятии. Правильные принципы организации производства, оптимальные системы и процедуры играют, конечно же, важную роль, но реализация всех возможностей, заложенных в новых методах управления, зависит уже от конкретных людей, от их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины, мотивации, способности решать проблемы, восприимчивости к обучению.
Компетентность требуется работнику, занимающемуся разработкой новых изделий или оборудования, хотя бы потому, что создание новой хорошей техники требует, как минимум, знания того, как работает старые машины и оборудование. Но для предприятия, которое решило сегодня преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо, чтобы каждый работник обладал весьма обширными знаниями.
В результате прогноза спроса и предложения на трудовые ресурсы любая организация может выяснить число людей, в которых она нуждается, уровень их квалификации и расстановку кадров.
В итоге может быть разработана согласованная кадровая политика, включающая системы набора, подготовки, совершенствования и оплаты кадров, а также политика отношений между администрацией и работниками. Этот стратегический план может быть разбит на конкретные программы использования трудовых ресурсов.
Чем больше численность, тем при прочих равных условиях больше объем произведенной продукции.
Все выше сказанное обусловило актуальностьпредставленной темы.
Целью работы является изучение влияния персонала предприятия на производственные возможности предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: рассмотреть теоретические вопросы состава, структуры персонала предприятия, показатели движения и производительности труда и основные проблемы кадровой политики на предприятии.
Объектом исследования является персонал предприятия.
Предметом исследования является влияние персонала на производительность труда и производственные возможности предприятия.
Представленная работа состоит из трех частей. В первой и во второй рассмотрены теоретические вопросы управления численностью и структурой персонала. В третей главе управление численность и структурой персонала рассмотрено на примере ОАО «Иней».
1 Понятие численности и структуры персонала
В данном вопросе рассмотрим основные понятия.
Существуют самые разные подходы к понятию организации.
Организация – это разновидность социальной системы, объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов и правил .
Можно дать и другое понятие организации. Организация – это элемент общественной системы, одна из распространенных форм человеческой общности и первичная ячейка общества .
Важнейшей внутренней переменной организации является персонал.
Персонал – это личный состав или работники учреждения, предприятия, составляющие группу по профессиональным или служебным признакам.
Численность персонала – это количество занятых на предприятии людей.
Структура персонала – это качественный состав работников предприятия. Персонал может характеризоваться уровнем образования, степенью квалификации, профессионализмом.
Люди являются центральным фактором в любой системе управления.
Под управлением понимается элемент функционирования организационных систем различной природы, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей.
Управление численностью и структурой персонала в организации в основном осуществляет отдел управления человеческими ресурсами или отдел кадров.
Важнейшими индивидуальными характеристиками персонала являются:
Способности;
Потребности;
Ожидание;
Характер восприятия;
Социальные установки.
Для эффективного функционирования любой организации необходимо качественное управление персоналом. Управление людьми включает обеспечение сотрудничества между всеми членами трудового коллектива, кадровую политику, обучение, информирование, мотивацию работников и другие важные составные части работы руководителя. Понятие "управление персоналом (кадрами)" по смыслу близко к понятию "управление человеческими ресурсами". И в том и в другом случае объект управленческого воздействия один и тот же, разница в специфическом подходе к работнику, к его рабочей силе как ресурсу.
Объект управления - это отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив. Совокупность работников может включать как весь персонал предприятия (организации, фирмы), на который распространяются управленческие решения общего характера, так и персонал структурного подразделения (отдела, цеха) или производственной ячейки (бригады). Отличительная особенность группы работников как объекта управления состоит в определенной взаимоувязке деятельности работников благодаря общим целям, что и характеризует их как коллектив.
В качестве субъектов управления персоналом выступают группа специалистов, выполняющих соответствующие функции в качестве работников кадровой службы, а также руководители всех уровней, выполняющие функцию управления по отношению к своим подчиненным.
Одной из важнейших функций управления персоналом в связи с возросшей ролью человеческого фактора в современном производстве становится развитие персонала, а не просто приведение его численного состава в соответствие с наличием рабочих мест.
Управление персоналом - это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития занятых на нем работников.
Определение потребности в кадрах с учетом стратегии развития предприятия, объема производства продукции, услуг;
Формирование численного и качественного состава кадров (система комплектования, расстановка);
Кадровая политика (взаимосвязь с внешним и внутренним рынком труда, высвобождение, перераспределение и переподготовка кадров);
Система общей и профессиональной подготовки кадров;
Адаптация работников на предприятии;
Оплата и стимулирование труда, система материальной и моральной заинтересованности;
Оценка деятельности и аттестация кадров, ориентация ее на поощрение и продвижение работников по результатам труда и ценности работника для предприятия;
Система развития кадров (подготовка и переподготовка, повышение гибкости в использовании на производстве, обеспечение профессионально-квалификационного роста через планирование рабочей (трудовой) карьеры;
Межличностные отношения между работниками, между работниками, администрацией и общественными организациями;
Деятельность многофункциональной кадровой службы как органа, ответственного за обеспечение предприятия рабочей силой и за надежную социальную защиту работника.
Целями системы управления персоналом предприятия (организации) являются:
Повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;
Повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли;
Обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.
Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как:
Обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации;
По характеру сложности и ответственности функций управление персоналом делится на 3 группы:
1) руководители
2) специалисты
3) другие служащие.
Нормирование труда руководителей осуществляется с помощью нормы управляемости,
под которой понимается число работников или подразделений, которыми должен руководить 1 руководитель.
Для директора завода нормой управляемости является число его заместителей, а также число структурных подразделений, находящихся в его непосредственном подчинении; для мастера – число рабочих или число бригадиров.
Внутри служб и подразделений организации для расстановки людей применяются нормы соотношений, которые являются разновидность норм управляемости.
Под нормой соотношения понимается число работников той или иной квалификации или должности, которое должно приходиться на 1 работника другой квалификации или должности. С помощью норм соотношения устанавливаются, прежде всего, оптимальные соотношения между численностью управленческого персонала, руководителей, специалистов и служащих.
Для того, чтобы подвести какую-либо научную основу под расчеты численности управленческого персонала, разработаны отраслевые нормативы численности управленцев по функциям управления (экономическое планирование, бухгалтерский учет и т.д.).
Одним из перспективных направления дальнейшего совершенствования нормирования труда и расчета численности
персонала является применение метода микроэлементного нормирования.
Его сущность заключается в том, что все многообразие трудовых действий можно свести к ограниченному количеству простейших движений и на каждое из них установить время выполнения.
При расстановке персонала по подразделениям и службам организации необходимо учитывать различия в численности явочного, списочного и среднесписочного состава рабочих.
В явочный состав персонала включаются как работники, явившиеся на работу, так и работники, находящиеся в отпуске, командировке, не явившиеся по болезни и т.д.
Списочная численность персонала в связи с приемом на работу и увольнением постоянно меняется и может быть дана только на определенную дату. Поэтому для характеристики численности персонала за месяц, квартал, год при планировании и учете определяют среднесписочную численность. Она определяется (за месяц) путем суммирования списочного состава персонала за все дни месяца и деления результата на число календарных дней в месяце.
Списочная численность превышает явочную, т.к. в ней учитываются планируемые невыходы на работу во время отпуска, болезни и т.д.
Чтобы определить списочную численность (Ч с), необходимо умножить явочную численность (Ч я) на коэффициент, учитывающий планируемые невыходы на работу.
К = 1 + % планируемых невыходов/ 100%
Таким образом, списочная численность работников данной профессии и квалификации рассчитывается по формуле:
Ч с = Q*K/ Ф*K 1
Q – объем работ данного вида (чел/час)
Ф – фонд времени работника, за который был выполнен объем Q (часы)
K – коэффициент, учитывающий невыходы на работу
K 1 - коэффициент, учитывающий уровень выполнения норм
Должностная инструкция - организационно-правовой документ, определяющий функции, задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении служебной деятельности согласно занимаемой должности.
Задачи – система целей, реализацию которых данный работник должен обеспечить в рамках достижения общей цели общества.
Должностные обязанности – совокупность действий, реализуемых работником для выполнения предписанных задач.
Для расчета необходимой численности работников по отдельным профессиям используют укрупненные нормативы времени по операциям, рекомендованными отраслевыми НИИ.
Пример расчета численности инструкторов по кадрам
Исходные данные:
Списочная численность 1887 чел.
В сборочное производство входят 6подразделений.
| Вид выполняемых операций | Единицы измерения объема работ | № карты | Норма времени на единицу измерения трудоемкости работ (чел/час) | Коэффициент организационно-технического обслуживания | Штуч-ное время на едини-цу измерения | Объем работы за квартал | Тру-доем-кость норми-руемых работ в чел/час | Примечания |
| 1. Оформление документов при приеме на работу рабочих | 1 рабочий | 0,46 | 1, 08 | 0,5 | 207,5 | Списочная численность работников 1887 чел. | ||
| 2. Оформление документов при увольнении рабочих | 1 рабочий | 0, 39 | 1,08 | 0, 42 | ||||
| 3. Оформление перевода в другое подразделе-ние | 1 рабочий | 0,8 | 1,08 | 0,41 | ||||
| 4. Оформление отпусков | 1 рабочий | 0,11 | 1,08 | 0,12 | 22,8 | |||
| 5. Оформление листа нетрудоспо-собности | 1 лист | 0,05 | 1,08 | 0,054 | 15,3 | |||
| 6. Заполнение и выдача справок с места работы | 1 справка | 0,05 | 1,08 | 0,054 | 10,8 | |||
| 7. Оформление документов работнику, уходящему на пенсию по возрасту | 1 работник | 3,3 | 1,08 | 3,56 | 53,4 | |||
| 8. Составление статистической отчетности о численности работников по полу, возрасту и образова-нию | 1 отчет | 18,8 | 1,08 | 20,3 | 20,3 | |||
| 9. И т.д. в соответст-вии с должностными инструкциями | - | - | - | - | - | - | 418,17 | |
| 918,3 |
Трудоемкость работ, нормирование которых предусмотрено сборником, составляет 278 чел/час.
Общая трудоемкость за месяц Т шт = 918,3+287 = 1196,3 чел/час.
Коэффициент, учитывающий невыходы: К = 1,1
Коэффициент, учитывающий переработку норм: К 1 = 1,05
Фонд времени на месяц принят равным 500 ч. (Ф в).
Списочная нормативная численность инструкторов по кадрам определяется по формуле:
Ч с = Т шт *К / Ф в * К 1 = 1196,3*1,1/500*1,05 = 2,51
Следовательно, необходимы 3 инспектора отдела кадров.
Понятие "трудовые ресурсы" используется для характеристики трудоспособного населения в масштабах страны, региона, отрасли экономики или организации. В рамках отдельной организации наиболее употребляемым понятием является "персонал".
Персонал (от лат. personalis – личный) – это личный состав организации, включающий всех наемных работников, а также работающих собственников и совладельцев.
Главный критерий отнесения отдельного индивида к группе "персонал" – его включенность как носителя рабочей силы в трудовые отношения в рамках конкретной организации.
Основными признаками персонала являются:
- – наличие его трудовых взаимоотношений с работодателем, которые оформляются трудовым договором;
- – обладание определенными качественными характеристиками (профессией, специальностью, квалификацией, компетентностью и др.), наличие которых определяет деятельность работника на конкретной должности или рабочем месте;
- – целевая направленность деятельности персонала, т.е. создание работнику условий для достижения целей предприятия.
Обеспечивая единое и комплексное воздействие на персонал организации в целом, управление персоналом:
- – во-первых, интегрируется в общую систему управления организацией, увязывая его со стратегическими установками и корпоративной культурой, а также с планированием НИР, производства, сбыта, повышения качества и т.д.;
- – во-вторых, включает развернутую систему постоянных и программных мероприятий по регулированию занятости, планированию рабочих мест, организации отбора, расстановки и подготовки кадров, прогнозированию содержания работ и др.;
- – в-третьих, предполагает тщательный учет персональных качеств и профессиональных характеристик работников, а также оценку их деятельности;
- – в-четвертых, централизует управление трудом в руках одного из руководителей организации, а также осуществляет меры по совершенствованию механизма кадровой работы.
Персонал организации можно рассмотреть по физиологическим, психологическим и социокультурным характеристикам (рис. 1.3).
Основными характеристиками персонала организации являются численность и структура.
Рис. 1.3.
Численность и структура персонала
Численность персонала – это экономический, статистический показатель, определяющий количество людей, относящихся к той или иной категории по определенному признаку.
Численность персонала организации зависит от характера, сложности, трудоемкости производственных (или иных) и управленческих процессов, степени их механизации, автоматизации, компьютеризации.
В практике учета кадров различают списочный состав, среднесписочный и явочный.
В списочный состав персонала организации должны включаться все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу на срок один день и более, со дня зачисления их на работу. В списочном составе работников за каждый календарный день должны быть учтены как фактические работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.
Для определения численности работников за отчетный период исчисляется среднесписочная численность, которая используется для исчисления производительности труда, средней заработной платы, коэффициентов оборота, текучести кадров и других показателей.
Среднесписочная численность работников за отчетный месяц исчисляется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день отчетного месяца, т.е. с 1-го по 31-е число, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней отчетного месяца.
Для правильного определения среднесписочной численности работников необходимо вести ежедневный учет численности работников списочного состава, который должен уточняться на основании приказов (распоряжений) о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.
Среднесписочная численность работников за год определяется суммированием среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и делением полученной суммы на 12.
От списочного состава работников следует отличать явочный состав, который показывает, сколько человек из состоящих в списке явилось на работу. Число фактически работающих показывает численность персонала, не только явившегося, но и фактически приступившего к работе. Разность между явочным числом и числом фактически работающих показывает количество лиц, находящихся в целодневных простоях (например, из-за отсутствия электроэнергии, материалов и т.п.).
Структура персонала организации – это совокупность отдельных групп работников, объединенных по ряду признаков и категорий. В зависимости от участия в производственном процессе выделяются:
- – промышленно-производственный персонал (ППП) – это работники, связанные непосредственно с производством;
- – непромышленный персонал – это работники, непосредственно не связанные с производством и его обслуживанием, и работники социальной инфраструктуры предприятия (работники детских и медицинских учреждений, находящихся на балансе предприятия, и т.д.).
Промышленно-производственный персонал в зависимости от характера трудовых функций подразделяется на категории:
– рабочие – это работники, непосредственно занятые созданием материальных ценностей или оказанием производственных и транспортных услуг. Рабочие под
разделяются на основных, связанных непосредственно с производством продукции; вспомогательных, связанных с обслуживанием производства;
- – специалисты – работники, осуществляющие экономические, инженерно-технические, юридические, административные и другие функции. К ним относятся экономисты, инженеры, технологи, юристы, инспекторы по кадрам, бухгалтеры и др.;
- – служащие (технические исполнители) – работники, осуществляющие финансово-расчетные функции, подготовку и оформление документов, хозяйственное обслуживание и другие функции. К ним относятся секретари, табельщики, кассиры, экспедиторы и др.;
- – руководители, осуществляющие функции управления предприятием. Руководителей условно можно подразделить на три уровня: высший (директор, генеральный директор, управляющий и их заместители); средний (руководители основных структурных подразделений – цехов, отделов, управлений, а также главные специалисты); низовой (работающие с исполнителями – руководители бюро, секторов, мастера).
Разделение персонала организации на категории осуществляется в соответствии с нормативным документом – Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанным Институтом труда и утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.1998 № 37 (с доп.).
Половозрастная структура персонала предприятия – это соотношение групп персонала по полу (мужчины, женщины) и возрасту. Возрастная структура характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в общей численности персонала. При изучении возрастного состава рекомендуются следующие группировки: 16, 17, 18, 19, 20–24, 25–29, 30-34, 35-39, 40-44, 45-49, 50-54, 55-59, 60-64, 65 лет и старше.
Структура персонала по уровню образования характеризует выделение работников, имеющих высшее образование, незаконченное высшее, среднее специальное, среднее общее.
Структура персонала по стажу может рассматриваться по общему трудовому стажу и стажу работы на данном предприятии.
Профессиональная структура персонала предприятия – это соотношение представителей различных профессий или специальностей (экономистов, бухгалтеров, рабочих), обладающих теоретическими и практическими навыками, приобретенными в результате обучения и опыта работы в данной области.
Квалификационная структура персонала – это соотношение работников различного уровня квалификации (степени профессиональной подготовки), необходимого для выполнения определенных трудовых функций. В нашей стране уровень квалификации рабочих определяется разрядом или классом, а для специалистов – категорией, разрядом или классом.
Организационная структура – это состав и соподчиненность должностных лиц в соответствии с организационной структурой предприятия.
Функциональная структура отражает функциональное разделение труда в сфере управления предприятием и соотношение отдельных групп персонала в зависимости от выполняемых ими конкретных функций управления (управление персоналом, финансами, ремонтом и т.д.).
Штатная структура отражает состав персонала в соответствии со штатным расписанием предприятия, предусматривает разграничение прав и ответственности и выражается в системе должностей, в порядке их прохождения.
Социальная структура характеризует трудовой коллектив предприятия как совокупность групп, выделенных по полу, возрасту, семейному положению, уровню образования, уровню доходов и т.п.
Ролевая структура коллектива определяет состав и распределение творческих, коммуникативных и поведенческих ролей между отдельными работниками. Творческие роли характерны для организаторов и изобретателей. Коммуникативные роли определяют содержание и участие работников при принятии решений. Поведенческие роли характеризуют типовые модели поведения работников на работе, в быту, в конфликтных ситуациях.
Анализ структуры персонала должен осуществляться систематически с целью своевременного принятия решений руководителем предприятия и кадровой службой по ее совершенствованию и соответствию решаемым управленческим и производственным задачам.
Использование норм времени и выработки для планирования численности специалистов
Расчеты численности управленческого персонала проводят далеко не все организации. Это связано с тем, что нормирование их труда представляет собой особую сложность. Основным объектом нормирования управленческого труда является выполняемая функция - определенный состав работ по обработке информации. По характеру труда, сложности и ответственности выполняемых функций управленческий персонал делится на три категории: руководители, специалисты, технические исполнители или другие служащие. Их трудовые функции и содержание труда различаются прежде всего по таким показателям, как сложность выполняемых работ, уровень квалификации работников, доля творческого труда, степень повторяемости отдельных элементов работы, неравномерность загрузки в течение рабочего дня. Все это требует применения различных методов нормирования труда и расчета численности для разных категорий управленческого персонала.
Для расчета необходимой численности некоторых специалистов, служащих и технических исполнителей (работники архивов, делопроизводители, чертежники и конструкторы, технологи и т.п.), занятых выполнением повторяющихся работ, можно использовать нормы времени и нормы выработки. Сначала определя-
ется планируемый объем работ, затем проводится расчет так же, как и для рабочих.
В тех случаях когда выполняются работы, нестабильные по объему, но с наличием периодически повторяющихся элементов, обычно используют нормы обслуживания или расчет по рабочим местам. Обычно это применяется для расчета численности таких работников, как диспетчеры, кассиры, контролеры и т.п.
При планировании численности управленческого персонала прежде всего необходимо иметь в виду следующее важное обстоятельство: доля управленческих расходов на заработную плату всех категорий ИТР и АУП должна возрастать для обеспечения роста эффективности производства, повышения конкурентоспособности предприятия на основе роста его технологического уровня. Для непромышленных организаций это не всегда характерно. В условиях командной экономики управление не воспринималось в качестве фактора развития производства, а сами управленческие расходы рассматривались исключительно как непроизводительные, как некое бремя для предприятий, и с ними велась упорная и настойчивая борьба.
В реальной же практике планирование управленческих расходов осуществляется следующими методами: 1) традиционным; 2) по принципу «от достигнутого»; 3) в увязке с конечными результатами.
В первом случае численность управленческого персонала, специалистов и служащих может быть определена исходя из анализа среднеотраслевых данных, но в основном устанавливается по нормативам численности или по специальным расчетным формулам в зависимости от ряда факторов, определяемых для каждой категории. Чаще всего это общая численность персонала организации. Нормативы численности в зависимости от их назначения разрабатываются чаще по каждой отдельной функции управления, группам функций, предприятию в целом. Но возможно их установление и по отдельным видам работ (учетные, графические, вычислительные и др.), а также по должностям (конструкторы, технологи, экономисты и др.). Необходимо иметь в виду, что основная часть работы руководителей и специалистов прямому нормированию не поддается. Поэтому при разработке нормативов необходимо исходить из косвенного измерения затрат управленческого труда в зависимости от факторов, влияющих на трудоемкость выполняемых функций. Так, численность специалистов по управлению персоналом обычно устанавливается в зависимости от численности персонала, а специалистов, занятых организацией ремонта и энергетиче-
ского обслуживания, - от стоимости основных производственных фондов. Рассчитанная таким образом численность работников по каждой функции распределяется по структурным подразделениям организации или формируется функциональная служба.
Использование норм численности и управляемости для планирования
Планирование численности линейных и функциональных руководителей осуществляется с помощью норм управляемости, т.е. числа работников или подразделений, которыми должен руководить один руководитель. Для директора завода нормой управляемости определяется число его заместителей и структурных подразделений, находящихся в его непосредственном подчинении, для мастера - число рабочих или число бригадиров.
Для планирования численности подразделений и расстановки руководителей и специалистов используются также и нормы соотношений - число работников той или иной квалификации или должности, которое должно приходиться на одного работника другой квалификации или должности. С помощью норм соотношений устанавливаются оптимальные пропорции между численностью основных категорий управленческого персонала (руководителей, специалистов, других служащих) внутри структурных подразделений организации. Например, норма соотношений, приведенная к единице и записанная в виде: 1:6: 10, означает, что в данном подразделении на одного руководителя приходится шесть специалистов и десять других служащих. Однако эти нормы разработаны достаточно давно и в настоящее время не являются оптимальными, поэтому специалисты часть своего времени выполняют несвойственные им функции. Оптимизация структуры управления позволить повысить эффективность деятельности организации.
Общая потребность в управленческом персонале часто исчисляется от достигнутого по формуле
Ч = Ч + Ч
Лпл *нач лдоп»
где Чтч - численность управленческого персонала на начало планируемого периода; 4Ron - дополнительная потребность в управленческом персонале.
Дополнительная потребность состоит из численности, которая необходима для замещения выбытия работников, для частичной замены практиков, замещающих должности, где требуется специ-
альное образование, и на прирост, связанный с расширением производства и увеличением объема работ. Выбытие планируется в процентах к среднесписочной численности (коэффициент выбытия) на основе анализа отчетных данных за ряд лет и особенностей планируемого периода (например, планируются мероприятия по снижению текучести).
Дополнительная потребность на замену практиков планируется с учетом возможностей их обучения без отрыва от производства и ситуации на рынке труда. Дополнительная потребность в связи с расширением объема деятельности организации обычно планируется с использованием нормативов и учетом изменения организационной структуры, использованием вычислительной техники и т.п.
В последнее время некоторые фирмы планируют численность управленческого персонала исходя из планового бюджета расходов на него, однако это направление планирования только начинает развиваться.
